Khổ mẫu biên mục MARC21 (Machine-Readable Cataloging 21)
1.Từ biên mục thủ công sang biên mục thông minh
Biên mục tài liệu là một trong những công việc quan trọng nhất của thư viện. Tuy nhiên, đây cũng là công việc đòi hỏi nhiều thời gian, sự tập trung và kiến thức nghiệp vụ chuyên sâu.
Với cách làm truyền thống, cán bộ thư viện phải trực tiếp đọc thông tin trên bìa sách, trang tên sách, trang bản quyền, mục lục và lời giới thiệu; sau đó nhập lần lượt nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, ISBN, số trang, khổ sách, từ khóa, tóm tắt và các trường MARC21.
Khi số lượng tài liệu bổ sung lớn, công việc nhập liệu thủ công dễ dẫn đến quá tải, chậm đưa tài liệu vào phục vụ và phát sinh sai sót trong quá trình xử lý.
BLIB.AICAT – Phần mềm Biên mục AI được phát triển để thay đổi cách làm này.
Thay vì phải biên mục từ đầu, cán bộ thư viện chỉ cần tải lên ảnh bìa, trang tên sách, trang bản quyền, mục lục hoặc phần tóm tắt. Phần mềm sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động đọc, phân tích và tạo biểu ghi biên mục ban đầu.
BLIB.AICat - Quy trình Biên mục AI
2. Cán bộ thư viện không còn phải nhập lại từng thông tin
Với BLIB.AICAT, cán bộ không cần gõ thủ công toàn bộ dữ liệu có sẵn trên tài liệu.
Phần mềm có thể tự động nhận diện và đề xuất:
• Nhan đề chính và phụ đề;
• Tác giả, đồng tác giả, người dịch, chủ biên;
• Nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản;
• ISBN, giá tiền;
• Ngôn ngữ tài liệu;
• Số trang, kích thước;
• Tóm tắt nội dung;
• Từ khóa;
• Chỉ số phân loại DDC;
• Mã Cutter;
• Các trường dữ liệu MARC21;
• Dữ liệu Dublin Core và JSON.
Những thông tin này được phần mềm tự động bóc tách từ hình ảnh tài liệu, sau đó sắp xếp vào đúng cấu trúc biểu ghi.
3. Trước và sau khi sử dụng BLIB.AICAT
3.1. Trước đây
Cán bộ phải:
• Đọc từng trang tài liệu;
• Gõ lại từng trường dữ liệu;
• Tự xác định cấu trúc MARC21;
• Tự viết tóm tắt;
• Tự chọn từ khóa;
• Tự đề xuất DDC và mã Cutter;
• Kiểm tra lại lỗi chính tả và lỗi nhập liệu;
• Chuyển dữ liệu sang hệ thống thư viện.
3.2. Khi sử dụng BLIB.AICAT
Phần mềm tự động:
• Đọc thông tin trên tài liệu;
• Tạo dữ liệu biên mục ban đầu;
• Đề xuất trường MARC21;
• Tạo tóm tắt và từ khóa;
• Đề xuất DDC, mã Cutter;
• Chuẩn hóa dữ liệu;
• Lưu lịch sử xử lý;
• Hỗ trợ đồng bộ vào phần mềm thư viện.
Cán bộ chủ yếu thực hiện kiểm duyệt và hoàn thiện biểu ghi trước khi đưa vào khai thác.
4. Hiệu quả thiết thực đối với cán bộ thư viện
4.1. Giảm thời gian nhập liệu
Phần lớn thông tin thư mục được phần mềm tự động nhận dạng. Cán bộ không phải nhập lại dữ liệu đã xuất hiện trên tài liệu.
Thời gian dành cho một biểu ghi được rút ngắn, đặc biệt với các tài liệu có thông tin xuất bản rõ ràng.
4.2. Giảm áp lực khi có số lượng tài liệu lớn
Vào các đợt bổ sung sách, tiếp nhận tài liệu hoặc hồi cố kho, số lượng tài liệu cần xử lý có thể tăng nhanh.
BLIB.AICAT giúp tạo biểu ghi ban đầu hàng loạt, hỗ trợ cán bộ giải quyết khối lượng công việc lớn mà không phải tăng tương ứng số lượng nhân sự.
4.3. Hạn chế lỗi đánh máy
Việc nhập liệu thủ công có thể phát sinh lỗi:
• Sai chính tả;
• Thiếu trường dữ liệu;
• Nhầm năm xuất bản;
• Sai ISBN;
• Nhập không thống nhất tên tác giả;
• Gõ sai ký hiệu trường MARC21.
BLIB.AICAT giúp giảm các lỗi lặp lại này bằng cách tự động nhận dạng và cấu trúc hóa thông tin.
4.4. Chuẩn hóa biểu ghi giữa các cán bộ
Mỗi cán bộ có thể có cách nhập dữ liệu hoặc cách diễn đạt khác nhau.
BLIB.AICAT sử dụng cùng một quy trình xử lý và cấu trúc dữ liệu, nhờ đó biểu ghi giữa các cán bộ, phòng nghiệp vụ và đơn vị trực thuộc có tính thống nhất cao hơn.
4.5. Hỗ trợ cán bộ mới
Đối với cán bộ mới hoặc cán bộ kiêm nhiệm tại thư viện xã, phường, trường học, việc nắm chắc MARC21, DDC, mã Cutter và quy tắc mô tả cần nhiều thời gian.
BLIB.AICAT cung cấp biểu ghi đề xuất để cán bộ tham khảo, kiểm tra và hoàn thiện. Đây là công cụ hỗ trợ đào tạo nghiệp vụ ngay trong quá trình làm việc.
4.6. Tập trung vào công việc chuyên môn
Khi không còn phải dành phần lớn thời gian để gõ dữ liệu, cán bộ có thể tập trung nhiều hơn vào:
• Kiểm soát chất lượng biểu ghi;
• Phân loại chuyên sâu;
• Xây dựng từ khóa và tiêu đề chủ đề;
• Phát triển bộ sưu tập;
• Tổ chức kho;
• Hướng dẫn bạn đọc;
• Khai thác và quảng bá tài nguyên thư viện.
4.7. AI hỗ trợ, cán bộ quyết định
BLIB.AICAT không loại bỏ vai trò của cán bộ thư viện.
Phần mềm thực hiện phần việc mất nhiều thời gian nhất: đọc ảnh, nhập dữ liệu, cấu trúc biểu ghi và đề xuất thông tin.
Cán bộ thư viện vẫn là người:
• Kiểm tra độ chính xác;
• Áp dụng quy tắc nghiệp vụ;
• Điều chỉnh chỉ số phân loại;
• Kiểm soát từ khóa;
• Phê duyệt biểu ghi;
• Chịu trách nhiệm đối với dữ liệu chính thức.
Có thể hiểu BLIB.AICAT là một trợ lý biên mục thông minh, hỗ trợ cán bộ xử lý nhanh hơn nhưng không thay thế năng lực chuyên môn và quyết định nghiệp vụ.
4.8. Hỗ trợ chuẩn dữ liệu thư viện
BLIB.AICAT có khả năng tạo và xuất dữ liệu theo nhiều chuẩn, trong đó có:
• MARC21;
• Dublin Core;
• JSON;
• XML;
• Dữ liệu OCR;
• Ảnh bìa tài liệu.
5. BLIB.AICAT thay đổi cách cán bộ biên mục làm việc
Giá trị lớn nhất của BLIB.AICAT không chỉ nằm ở việc sử dụng công nghệ AI, mà ở việc thay đổi quy trình nghiệp vụ:
“Không nhập lại toàn bộ dữ liệu – chỉ kiểm tra và hoàn thiện dữ liệu do AI đề xuất”
Nhờ đó, cán bộ thư viện:
• Làm việc nhanh hơn;
• Giảm thao tác lặp lại;
• Giảm lỗi nhập liệu;
• Xử lý được nhiều tài liệu hơn;
• Nâng cao chất lượng biểu ghi;
• Có thêm thời gian cho các nhiệm vụ chuyên môn và phục vụ bạn đọc.
6. Kết luận
BLIB.AICAT – Phần mềm Biên mục AI là công cụ hỗ trợ cán bộ thư viện chuyển từ phương thức biên mục thủ công sang phương thức biên mục thông minh.
Chỉ với một số hình ảnh của tài liệu, phần mềm có thể tự động nhận dạng nội dung, tạo dữ liệu thư mục, đề xuất MARC21, DDC, từ khóa và tóm tắt. Cán bộ không còn phải bắt đầu từ một biểu ghi trống mà chỉ cần kiểm tra, chỉnh sửa và phê duyệt kết quả.
BLIB.AICAT giúp biến công việc biên mục từ một quy trình nhập liệu nặng nhọc thành một quy trình kiểm soát nhanh, chính xác và hiệu quả hơn.
BLIB.AICAT – Mobile chụp tài liệu, AI tạo biểu ghi, cán bộ kiểm duyệt.
UCVN